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Veranstaltungen erstellen & verwalten – Tagesablauf

Diese Anleitung begleitet dich durch den typischen Arbeitsablauf beim Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen in dansal – vom einfachen Tanzabend bis zur komplexen Mehrtagesveranstaltung mit mehreren Räumen und Musikern.

📚 Einführung: Wie dansal Veranstaltungen organisiert

Dansal verwendet eine klare, hierarchische Datenstruktur, die sich an den realen Gegebenheiten von Tanzveranstaltungen orientiert:

Instanz
  ├── Organisation (Verein, Folkclub, Veranstalter)
  │     ├── Veranstaltungsort (Gebäude)
  │     │     └── Raum (Saal 1, Saal 2, ...) [optional]
  │     └── Musiker / Anleiter
  └── Veranstaltung
        ├── Zeitplan (mehrere Abschnitte)
        ├── Eintrittspreise (mehrere Stufen)
        └── Bilder

Vorteile dieser Struktur:

🏢 Organisationen verwalten

Organisationen sind das Herzstück von dansal. Jede Veranstaltung ist genau einer Organisation zugeordnet.

Organisation erstellen

  1. Navigiere zu Organisationen → Neue Organisation erstellen
  2. Grunddaten eingeben:
    • Name: Vollständiger Name (z. B. "Balfolk Verein München e.V.")
    • Kurzname: Wird in URLs verwendet – nur Buchstaben, Ziffern, Bindestriche, Unterstriche
    • Beschreibung: Öffentliche Beschreibung der Organisation
    • Webseite: Link zur eigenen Homepage
    • Kontakt-E-Mail: Öffentliche E-Mail-Adresse
    • Social Media: Mastodon, Instagram, Facebook

Organisation bearbeiten

Alle Daten lassen sich später über Organisationen → [Name der Organisation] → Bearbeiten ändern.

Wichtig: Änderungen an der Organisation (z. B. neue Kontakt-E-Mail) wirken sich auf alle zugehörigen Veranstaltungen aus.

📍 Veranstaltungsorte verwalten

Ein Veranstaltungsort kann ein Gebäude (z. B. "Tanzsaal Musterstadt") oder ein Raum innerhalb eines Gebäudes sein (z. B. "Saal A" im "Tanzsaal Musterstadt").

Gebäudestammdaten anlegen

  1. Navigiere zu Orte → Neuer Ort
  2. Grunddaten ausfüllen:
    • Name / Kurzname: Offizieller Name und interne Abkürzung
    • Adresse: Straße, PLZ, Ort, Land (mit ISO-Code)
    • Koordinaten: Für die Karte – werden automatisch aus der Adresse abgeleitet oder manuell eingegeben
    • OpenStreetMap-ID: Automatische Verknüpfung mit OSM (optional)
    • Barrierefreiheit: Rollstuhlgerecht, Induktionsschleife, sehbehindertengerecht
    • Parkplatzsituation: Beschreibung der Parkmöglichkeiten
    • Bodenbelag: Parkett, Holz, Beton, etc.
    • Straßenschuhe: Erlaubt oder verboten

Räume als untergeordnete Orte anlegen

Falls ein Gebäude mehrere Säle hat:

  1. Zuerst das Gebäude als Ort anlegen
  2. Dann im Gebäude den Button "Raum hinzufügen" klicken
  3. Raumdaten eingeben:
    • Name: Saal A, Saal B, etc.
    • Kapazität: Maximale Personenanzahl
    • Größe: Quadratmeter
    • Barrierefreiheit: Kann vom Gebäude abweichen
    • Bodenbelag: Kann vom Gebäude abweichen

Automatische Vererbung: Adresse, Koordinaten und Parkplatzangaben werden automatisch vom Gebäude übernommen – müssen nicht neu eingegeben werden.

Ort bearbeiten

Alle Daten lassen sich später über Orte → [Name des Ortes] → Bearbeiten ändern.

Tipp: Wenn ein Ort in einem Feed mit einem anderen Namen auftaucht (z. B. "Tanzsaal" statt "Tanzsaal Musterstadt"), wird dieser alternative Name als Alias gespeichert. Bei zukünftigen Importen aus derselben Quelle wird der Ort dann automatisch erkannt.

📅 Veranstaltungen erstellen – Grundablauf

Es gibt mehrere Wege, eine neue Veranstaltung anzulegen:

Methode Vorteile Typischer Einsatz
Leere Veranstaltung Volle Flexibilität Einmalige, individuelle Veranstaltungen
Über Organisation Organisation bereits vorausgewählt Veranstaltungen einer bestimmten Organisation
Über Ort Ort bereits vorausgewählt Veranstaltungen an einem bestimmten Ort
Über Vorlage Viele Felder vorausgefüllt Wiederkehrende Veranstaltungen
Klonen Alle Daten einer bestehenden Veranstaltung Ähnliche Veranstaltungen
Terminserie Mehrere Termine mit gemeinsamen Daten Regelmäßige Veranstaltungen (z. B. wöchentliche Tanzabende)

Leere Veranstaltung anlegen

  1. Navigiere zu Veranstaltungen → Neue Veranstaltung erstellen

  2. Grunddaten ausfüllen:

    • Titel: Klarer, beschreibender Name (z. B. "Balfolk-Tanzabend mit Band XY")
    • Start-/Enddatum & Uhrzeit: Dauer der Veranstaltung
    • Ort: Bestehenden Ort auswählen oder neuen anlegen
    • Organisation: Eigene Organisation auswählen

  3. Tags setzen (Format/Typ/Niveau) – siehe Abschnitt Tags unter „Veranstaltungsdetails ausfüllen"

🎯 Veranstaltungsdetails ausfüllen

Nach den Grunddaten können weitere Informationen hinzugefügt werden:

Beschreibung

Eintritt (Preise)

Buchungslink (Abschnitt „Tickets")

Tags

Dansal verwendet ein flexibles Tag-System statt starrer Ja/Nein-Felder. Die Tags stehen im Abschnitt Grundinfo des Veranstaltungsformulars:

Kategorie Werte Beispiel
Format Ball, Festival, Open Air, Session, Konzert bal-folk, festival
Typ Tanzworkshop, Musikerworkshop dance-workshop, musician-workshop
Niveau Anfänger, Mittelstufe, Fortgeschritten beginners, intermediate

Das Niveau wird nur angezeigt, wenn ein Workshop-Typ (Tanz- oder Musikerworkshop) ausgewählt ist.

Vorteile:

Bilder

👥 Musiker und Anleiter zuordnen

Musiker hinzufügen

  1. Im Veranstaltung-Formular den Abschnitt Musiker öffnen
  2. Vorhandenen Musiker aus der Datenbank suchen
  3. Neuen Musiker anlegen, falls nicht vorhanden:
    • Name, Kurzname
    • Beschreibung, Genre, Biografie
    • Mitglieder, Alben
    • Externe IDs: MusicBrainz, Wikidata, Discogs
    • Social Media & Streaming: Mastodon, Instagram, Facebook, Soundcloud, Spotify, Deezer
    • Foto / Profilbild

Automatische Verknüpfung: Musiker werden mit MusicBrainz verknüpft – Änderungen dort (z. B. neue Alben) können automatisch übernommen werden.

Anleiter hinzufügen

Ähnlich wie Musiker, aber mit reduziertem Datensatz:

🎧 Keine Live-Musik

Veranstaltungen ohne Live-Musik (Aufnahme, DJ oder Übungsabend) lassen sich im Veranstaltungsformular mit der Option Keine Live-Musik (Aufnahme, DJ oder Üben) kennzeichnen. Besucher sehen dann den Hinweis „🎧 Aufnahme-Musik (keine Live-Musik)“ statt einer Musikerangabe.

Eine Veranstaltung ist entweder mit Musikern oder keine Live-Musik, nicht beides:

Bei der Mehrfachauswahl (siehe Multi-Select) fragt dansal nach, wenn Veranstaltungen mit Musikern auf „keine Live-Musik“ gesetzt werden sollen oder umgekehrt. Standard ist Überspringen; mit Überschreiben werden die Musiker entfernt bzw. die Markierung entfernt.

🕐 Zeitplan für Mehrtagesveranstaltungen

Falls eine Veranstaltung aus mehreren zeitlich getrennten Abschnitten besteht (z. B. Workshop am Nachmittag, Ball am Abend):

  1. Im Veranstaltung-Formular den Abschnitt Zeitplan öffnen
  2. Für jeden Programmpunkt:
    • Zeitraum (Start, Ende)
    • Titel (z. B. "Tanzworkshop Anfänger")
    • Beschreibung
    • Ort / Raum (optional; der Raum ist ein Freitextfeld, z. B. „Saal A")
    • Typ (Art des Programmpunkts, z. B. Bal, Workshop, Konzert, Session)
    • Musiker / Anleiter (optional)

Beispiel:

Raum A:
- 14:00–15:30: Tanzworkshop (Anfänger) mit Band X
- 16:00–17:30: Tanzworkshop (Fortgeschritten) mit Band Y
- 20:00–01:00: Abendball mit Band Z

Raum B:
- 15:00–16:30: Technikkurs
- 17:00–18:30: Musikalitäts-Workshop

Mehrtägige Veranstaltungen: Für jeden Tag kann ein eigener Zeitplan angelegt werden.

🔄 Veranstaltungen verwalten – Tagesgeschäft

💡 Tipp für mehrere Veranstaltungen: Nutze Multi-Select, um mehrere Veranstaltungen gleichzeitig zu bearbeiten (z. B. absagen, Tags zuweisen, Organisation ändern).

Veranstaltung bearbeiten

Jede Veranstaltung lässt sich jederzeit bearbeiten:

Veranstaltung absagen

  1. Veranstaltung öffnen
  2. Auf das 🚫-Symbol „Veranstaltung absagen" klicken und den Dialog bestätigen (alternativ im Bearbeiten-Formular die Checkbox „Abgesagt" setzen)

Effekt:

Veranstaltung klonen

  1. Veranstaltung öffnen
  2. Button "Klonen" klicken
  3. Neue Veranstaltung wird mit allen Daten der Originalveranstaltung erstellt
  4. Startdatum ändern – im Klon-Modus wird das Datum mit dem Original vorbelegt und muss angepasst werden, bevor gespeichert werden kann

Typischer Einsatz: Wiederkehrende Veranstaltungen mit ähnlichem Ablauf (z. B. monatlicher Ball).

Als Vorlage speichern

  1. Veranstaltung öffnen
  2. Button "Als Vorlage speichern" klicken
  3. Vorlage wird gespeichert und kann für neue Veranstaltungen verwendet werden

Typischer Einsatz: Veranstaltungen mit immer gleichen Daten (z. B. immer derselben Ort, gleiche Preise).

Zu Terminserie hinzufügen

  1. Veranstaltung bearbeiten und im Abschnitt Terminserie die Serie auswählen (Serie auswählen) oder über Neue Terminserie eine neue anlegen
  2. Mit Zuweisen übernehmen; mit Aus Serie entfernen wieder lösen

Vorteile von Serien:

📥 Veranstaltungen importieren

Für Organisationen, die bereits ein anderes Kalendersystem nutzen.

Manueller Import aus iCal/JSON-Feed

  1. Navigiere zu Veranstaltungen → Importieren (/admin/events/import)
  2. Quelle auswählen:
    • Feed-URL eingeben (z. B. .ics- oder .json-Link)
    • Datei hochladen (.ics oder .json)
  3. Feed-Typ wählen: iCal oder JSON
  4. Bei nicht-Admin-Rolle: Organisation auswählen
  5. Vorschau laden – dansal zeigt alle gefundenen Termine an mit Status:
    • Vorhanden: bereits in dansal; standardmäßig abgewählt, um Duplikate zu vermeiden
    • Neu: zum Import vorgeschlagen
    • Aktualisiert: bereits vorhanden und durch den Import aktualisiert
    • ⚠ mögliches Duplikat von #N: ein ähnlicher Termin existiert bereits; Link zur Bearbeitung
  6. Orte zuordnen:
    • Automatisch erkannt: Ort übernehmen
    • Manuell zuordnen: anderen bestehenden Ort wählen
    • Als neuen Ort anlegen: Feed-Name als neuen Ort speichern
  7. Kategorien zuordnen: Kategorien aus dem Feed auf vorhandene Tags abbilden (oder ignorieren)
  8. Gewünschte Termine auswählen und Importieren klicken

Wichtig:

🎯 Erweiterte Funktionen

Veranstaltungsserien

Für regelmäßige Termine (z. B. wöchentliche Tanzabende):

Wiederkehrende iCal-Veranstaltungen

Beim Import aus iCal-Feeds werden wiederkehrende Termine (RRULE) automatisch in einzelne, datierte Veranstaltungen aufgeteilt. Jede hat dann ein eigenes Datum und kann individuell bearbeitet werden.

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