Veranstaltungen erstellen & verwalten – Tagesablauf

Diese Anleitung begleitet dich durch den typischen Arbeitsablauf beim Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen in dansal – vom einfachen Tanzabend bis zur komplexen Mehrtagesveranstaltung mit mehreren Räumen und Musikern.

📚 Einführung: Wie dansal Veranstaltungen organisiert

Dansal verwendet eine klare, hierarchische Datenstruktur, die sich an den realen Gegebenheiten von Tanzveranstaltungen orientiert:

Instanz
  ├── Organisation (Verein, Folkclub, Veranstalter)
  │     ├── Veranstaltungsort (Gebäude)
  │     │     └── Raum (Saal 1, Saal 2, ...) [optional]
  │     └── Musiker / Anleiter
  └── Veranstaltung
        ├── Zeitplan (mehrere Abschnitte)
        ├── Eintrittspreise (mehrere Stufen)
        └── Bilder

Vorteile dieser Struktur:

• Informationen werden nur einmal gepflegt (z. B. Adresse eines Ortes) und automatisch an alle Veranstaltungen dort vererbt
• Veränderungen an einer Organisation oder einem Ort wirken sich sofort auf alle zugehörigen Veranstaltungen aus
• Mehrere Organisationen können denselben Ort nutzen

🏢 Organisationen verwalten

Organisationen sind das Herzstück von dansal. Jede Veranstaltung ist genau einer Organisation zugeordnet.

Organisation erstellen

1. Navigiere zu Organisationen → Neue Organisation erstellen
2. Grunddaten eingeben:
   • Name: Vollständiger Name (z. B. "Balfolk Verein München e.V.")
   • Kurzname: Wird in URLs verwendet – nur Buchstaben, Ziffern, Bindestriche, Unterstriche
   • Beschreibung: Öffentliche Beschreibung der Organisation
   • Webseite: Link zur eigenen Homepage
   • Kontakt-E-Mail: Öffentliche E-Mail-Adresse
   • Social Media: Mastodon, Instagram, Facebook, Telegram, Matrix

Organisation bearbeiten

Alle Daten lassen sich später über Organisationen → [Name der Organisation] → Bearbeiten ändern.

Wichtig: Änderungen an der Organisation (z. B. neue Kontakt-E-Mail) wirken sich auf alle zugehörigen Veranstaltungen aus.

📍 Veranstaltungsorte verwalten

Ein Veranstaltungsort kann ein Gebäude (z. B. "Tanzsaal Musterstadt") oder ein Raum innerhalb eines Gebäudes sein (z. B. "Saal A" im "Tanzsaal Musterstadt").

Gebäudestammdaten anlegen

1. Navigiere zu Orte → Neuer Ort
2. Grunddaten ausfüllen:
   • Name / Kurzname: Offizieller Name und interne Abkürzung
   • Adresse: Straße, PLZ, Ort, Land (mit ISO-Code)
   • Koordinaten: Für die Karte – werden automatisch aus der Adresse abgeleitet oder manuell eingegeben
   • OpenStreetMap-ID: Automatische Verknüpfung mit OSM (optional)
   • Barrierefreiheit: Rollstuhlgerecht, Induktionsschleife, sehbehindertengerecht
   • Parkplatzsituation: Beschreibung der Parkmöglichkeiten
   • Bodenbelag: Parkett, Holz, Beton, etc.
   • Straßenschuhe: Erlaubt oder verboten

Räume als untergeordnete Orte anlegen

Falls ein Gebäude mehrere Säle hat:

1. Zuerst das Gebäude als Ort anlegen
2. Dann im Gebäude den Button "Raum hinzufügen" klicken
3. Raumdaten eingeben:
   • Name: Saal A, Saal B, etc.
   • Kapazität: Maximale Personenanzahl
   • Größe: Quadratmeter
   • Barrierefreiheit: Kann vom Gebäude abweichen
   • Bodenbelag: Kann vom Gebäude abweichen

Automatische Vererbung: Adresse, Koordinaten und Parkplatzangaben werden automatisch vom Gebäude übernommen – müssen nicht neu eingegeben werden.

Ort bearbeiten

Alle Daten lassen sich später über Orte → [Name des Ortes] → Bearbeiten ändern.

Tipp: Wenn ein Ort in einem Feed mit einem anderen Namen auftaucht (z. B. "Tanzsaal" statt "Tanzsaal Musterstadt"), wird dieser alternative Name als Alias gespeichert. Bei zukünftigen Importen aus derselben Quelle wird der Ort dann automatisch erkannt.

📅 Veranstaltungen erstellen – Grundablauf

Es gibt mehrere Wege, eine neue Veranstaltung anzulegen:

Leere Veranstaltung anlegen

1. Navigiere zu Veranstaltungen → Neue Veranstaltung erstellen

2. Grunddaten ausfüllen:

   • Titel: Klarer, beschreibender Name (z. B. "Balfolk-Tanzabend mit Band XY")
   • Start-/Enddatum & Uhrzeit: Dauer der Veranstaltung
   • Ort: Bestehenden Ort auswählen oder neuen anlegen
   • Organisation: Eigene Organisation auswählen

3. Veranstaltungstyp wählen:

   • Ball – Gesellschaftlicher Tanzabend
   • Workshop – Tanz- oder Musikworkshop (mit Schwierigkeitsgrad)
   • Festival – Mehrtägige Veranstaltung
   • Session – Offene Jam-Session
   • Kombination – Mehrere Typen in einer Veranstaltung (z. B. Workshop + Ball)

🎯 Veranstaltungsdetails ausfüllen

Nach den Grunddaten können weitere Informationen hinzugefügt werden:

Beschreibung

• Formatierter Text mit Markdown (Überschriften, Listen, Links, Fett, Kursiv)
• Formatierter Text aus Word wird automatisch in Markdown umgewandelt
• Tipp: Kurze, prägnante Beschreibung mit den wichtigsten Informationen

Preise

• Mehrere Preisstufen möglich:
  • Normalpreis
  • Ermäßigt
  • Frühbucher
  • Abendkasse
  • Spende
  • Kostenlos
• Für jede Stufe: Betrag und Beschreibung

Buchungslink

• Link zu externem Ticketsystem (z. B. Eventbrite, Pretix)
• Wird prominent auf der Veranstaltungsseite angezeigt

Tags

Dansal verwendet ein flexibles Tag-System statt starrer Ja/Nein-Felder:

Vorteile:

• Eine Veranstaltung kann mehrere Tags gleichzeitig haben (z. B. bal-folk + workshop)
• Neue Tag-Werte können einfach hinzugefügt werden
• Keine starren Kategorien

Bilder

• Hauptbild: Veranstaltungsplakat oder Foto (breites Format wird empfohlen)
• Banner: Wird in Sozialen Medien geteilt (automatisch generiert falls nicht vorhanden)
• Unterstützte Formate: AVIF (empfohlen), JPEG
• Maximale Größe: Wird automatisch verkleinert

👥 Musiker und Anleiter zuordnen

Musiker hinzufügen

1. Im Veranstaltung-Formular den Abschnitt Musiker öffnen
2. existing Musiker aus der Datenbank suchen
3. Neuen Musiker anlegen, falls nicht vorhanden:
   • Name, Kurzname
   • Beschreibung, Genre, Biografie
   • Mitglieder, Alben
   • Externe IDs: MusicBrainz, Wikidata, Discogs
   • Social Media & Streaming: Mastodon, Instagram, Facebook, Soundcloud, Spotify, Deezer
   • Foto / Profilbild

Automatische Verknüpfung: Musiker werden mit MusicBrainz verknüpft – Änderungen dort (z. B. neue Alben) können automatisch übernommen werden.

Anleiter hinzufügen

Ähnlich wie Musiker, aber mit reduziertem Datensatz:

• Name
• Biografie
• Profilbild
• Kontakt (Webseite, E-Mail)
• Social Media

🕐 Zeitplan für Mehrtagesveranstaltungen

Falls eine Veranstaltung aus mehreren zeitlich getrennten Abschnitten besteht (z. B. Workshop am Nachmittag, Ball am Abend):

1. Im Veranstaltung-Formular den Abschnitt Zeitplan öffnen
2. Für jeden Programmpunkt:
   • Zeitraum (Start, Ende)
   • Titel (z. B. "Tanzworkshop Anfänger")
   • Beschreibung
   • Musiker / Anleiter (optional)
   • Raum (falls mehrere Räume vorhanden)

Beispiel:

Raum A:
- 14:00–15:30: Tanzworkshop (Anfänger) mit Band X
- 16:00–17:30: Tanzworkshop (Fortgeschritten) mit Band Y
- 20:00–01:00: Abendball mit Band Z

Raum B:
- 15:00–16:30: Technikkurs
- 17:00–18:30: Musikalitäts-Workshop

Mehrtägige Veranstaltungen: Für jeden Tag kann ein eigener Zeitplan angelegt werden.

🔄 Veranstaltungen verwalten – Tagesgeschäft

💡 Tipp für mehrere Veranstaltungen: Nutze Multi-Select, um mehrere Veranstaltungen gleichzeitig zu bearbeiten (z. B. absagen, Tags zuweisen, Organisation ändern).

Veranstaltung bearbeiten

Jede Veranstaltung lässt sich jederzeit bearbeiten:

• Alle Felder können nachträglich geändert werden
• Änderungen werden sofort auf der öffentlichen Seite sichtbar
• Ausnahme: Datumänderungen erfordern eine erneute Bestätigung

Veranstaltung absagen

1. Veranstaltung öffnen
2. Button "Absagen" klicken
3. Absagegrund eingeben (optional)
4. Bestätigen

Effekt:

• Veranstaltung bleibt in der Datenbank erhalten
• Wird mit einem "Abgesagt"-Hinweis angezeigt
• Besucher sehen die Absage auf der Veranstaltungsseite und auf der Karte

Veranstaltung klonen

1. Veranstaltung öffnen
2. Button "Klonen" klicken
3. Neue Veranstaltung wird mit allen Daten der Originalveranstaltung erstellt
4. Datum muss neu gesetzt werden (wird automatisch geleert)

Typischer Einsatz: Wiederkehrende Veranstaltungen mit ähnlichem Ablauf (z. B. monatlicher Ball).

Als Vorlage speichern

1. Veranstaltung öffnen
2. Button "Als Vorlage speichern" klicken
3. Vorlage wird gespeichert und kann für neue Veranstaltungen verwendet werden

Typischer Einsatz: Veranstaltungen mit immer gleichen Daten (z. B. immer derselben Ort, gleiche Preise).

Zu Terminserie hinzufügen

1. Veranstaltung öffnen
2. Button "Zur Serie hinzufügen" klicken
3. Bestehende Serie auswählen oder neue erstellen

Vorteile von Serien:

• Gemeinsame Grunddaten (Ort, Beschreibung, Uhrzeit)
• Einzelne Termine können unabhängig voneinander verwaltet werden
• Magic-Link für gemeinsame Planung in einer Orga-Gruppe
• Einzelne Termine können abgesagt werden, ohne die gesamte Serie zu löschen

📥 Veranstaltungen importieren

Für Organisationen, die bereits ein anderes Kalendersystem nutzen.

Manueller Import aus iCal/JSON-Feed

1. Navigiere zu Veranstaltungen → Importieren (/admin/events/import)
2. Quelle auswählen:
   • Feed-URL eingeben (z. B. .ics- oder .json-Link)
   • Datei hochladen (.ics oder .json)
3. Feed-Typ wählen: iCal oder JSON
4. Bei nicht-Admin-Rolle: Organisation auswählen
5. Vorschau laden – dansal zeigt alle gefundenen Termine an mit Status:
   • ✅ bereits vorhanden (abgewählt, um Duplikate zu vermeiden)
   • ⭐ neu (zum Import vorgeschlagen)
6. Orte zuordnen:
   • Automatisch erkannt: Ort übernehmen
   • Manuell zuordnen: anderen bestehenden Ort wählen
   • Als neuen Ort anlegen: Feed-Name als neuen Ort speichern
7. Gewünschte Termine auswählen und Importieren klicken

Wichtig:

• Wiederkehrende Termine (RRULE in iCal) werden automatisch in einzelne Vorkommen aufgeteilt
• Aliase: Manuelle Zuordnungen werden als Alias gespeichert → zukünftige Importe aus derselben Quelle erkennen den Ort automatisch
• Dies ist ein manueller Import – für automatische Synchronisation siehe Benutzer-Organisationen

🎯 Erweiterte Funktionen

Veranstaltungsserien

Für regelmäßige Termine (z. B. wöchentliche Tanzabende):

• Vorauswahl von Ort, Beschreibung, Uhrzeit und weiteren Informationen
• Tabellarische Übersicht aller Termine in der Serie
• Einfaches Hinzufügen neuer Termine
• Gemeinsame Planung per Magic-Link mit Orga-Gruppe
• Einfache Absage einzelner Termine (z. B. bei Regen für Außenveranstaltungen)

Wiederkehrende iCal-Veranstaltungen

Beim Import aus iCal-Feeds werden wiederkehrende Termine (RRULE) automatisch in einzelne, datierte Veranstaltungen aufgeteilt. Jede hat dann ein eigenes Datum und kann individuell bearbeitet werden.

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